حسابرسی مستمر،کشف یک مفهوم
ترجمه: دکتر کامبیز فوقاندوست حقیقی
تعریف حسابرسی مستمر
مفهوم حسابرسی مستمرچنانکه از نام آن برمیآید، انجام حسابرسی به‌گونه‌ای پیــوسـتــه است که همـه طـول دوره مـالـی را دربرمی‌گیرد. این در مقابل مفهومی است که در آن، حسابرسی به صورت ادواری و گاه حتــی بـه صـورت کـامـلا‌ً مقطعـی انجـام میشود. مابهازای این مفهوم، در سه نوع مهم حسابرسی، به شرح زیر است:
آزمونهای رعایت: آزمونهای مربوط به طراحی و کارایی کنترلها به سراسر دوره مورد رسیدگی تسری می‌یابد. بدین ترتیب، حسـابرس می‌تواند در سراسر دوره به کارایی کنترلها اتکا کند. همه نارساییهایی که حسابرس به آنها برخورد می‌کند، بیدرنگ گـزارش میشود و بدین ترتیب، امکان جبران آنها در کوتاهترین زمان ممکن، فراهم می‌آید. همچنین، در ارتباط با اظهارنظر حسابرس، آثار نارساییهای مشاهده شده، تنها به دوره بین گزارش نارساییهای کنترلی تا مقطع جبران آنها محدود میشود.
آزمونهای اثباتی (محتوای) معاملا‌ت و مانده‌ها: نمونه‌های انتخابی در سرتاسر دوره، در همـان زمانی که پدیده‌ها روی می‌دهد، تحت آزمون قرار می‌گیرد، نه به صورت مجموعه‌ای بزرگتر در تاریخی دیرتر و زمانی که کلیه نمونه‌های انتخابی تنها حکم تاریخ را پیدا کرده است.
بررسیهای تحلیلی: درک رویدادهای تجاری و بررسی منطقی بودن آنها در مقایسه با آنچه مورد انتظار بوده، به هنگام رخداد پدیده‌ها صورت می‌گیرد. این‌کار با بررسی تاریخی نتایج که می‌کوشد علل و چگونگی رخداد رویدادها را، آزمون کند و تفاوت آن را با آنچه مورد نظر بوده است، تعیین کند، متفاوت است.
مقایسه با «حسابرسی سنتی»
در دیــدگاه سـنـتــی حـســابـرسـی، اعـم از حسابرسیهای قانونی یا داخلی، حسابرسی بـه صـورت ادواری انـجام می‌پـذیـرد. حسابرسیهای قانونی معمولاً از سه بخش عمده تشکیل می‌شوند:
برنامهریزی: کار برنامهریزی در یک مقطع زمانی بین نیمه دوره مالی و سه ماهه سوم سال مالی مورد رسیدگی صورت می‌گیرد. آزمونهای حسابرسی در این بخش، معمولاً به تایید درک سیستم از طریق آزمون شناخت سیستم و اندکی بررسیهای تحلیلی محدود میشود.
رسیدگی ضمنی: رسیدگی ضمنی معمولاً در یک مقطع زمانی واقع در سه ماهه چهارم صـورت مـی‌پـذیرد. این مرحله، آزمون رعایت کنترلها و آزمونهای اثباتی (محتوای) معاملا‌ت را دربر می‌گیرد.
رسیدگی نهایی: معمولاً در زمانی پس از پایان سال مالی انجام میشود. بخش عمده رسیــــدگــیــهــــای نـهـــایـــی را آزمـــونـهـــای اثبـاتـی(محتـوای) مـانده‌ها و بررسیهای تحلیلی نتایج دوره تشکیل می‌دهد.
حسـابـرسـی داخلی که گفته می شود به صورت مستمر انجام میپذیرد، معمـولا‌ً بـه صـورت «پروژه» انجام میشود. هر پروژه ممکن است بخشی از یک سیستم خاص یا یکی از فـراینـدهـا یـا بخشـی از عملیات تجاری صـاحبکـار باشد. رسیدگی به هر پروژه معمولاً قسمتی از یک برنامه گردشی را تشکیل می‌دهد که در طول آن دوره، همه زمینه‌های عمده بنگاه، مورد رسیدگی قرار می‌گیرد. مدت انجام این رسیدگیها و تناوب آنها تابعی است از منابع در دسترس (اگرچه اغلب مبنای تصمیمگیریها در این مورد را محل جغرافیایی و جاذبه سیاحتی آن تشکیل می‌دهد.)
هنگامی در حسابرسی سنتی، بهبود در محیط کنترلی حاصل میشود که نارساییها، گزارش شده و اقدام لا‌زم در مورد آنها صورت گرفته باشد. طبیعت این دیدگاه، رسیـدگـی در فـاصلـه‌های زمانی جدا از یکدیگر را به یاد میآورد. در این فواصل زمانی ممکن است کنترلها دچار نارسایی شـود. ایـن تغییـرات مـی‌تواند ناشی از تغییرات بعدی در سیستمها، کارکنان و یا اساساً ناشی از ماهیت نیروی انسانی و تمایل بـه بـازگشـت به «روشهای قدیم» باشد. رسیدگیهای بعدی ممکن است موجب رفع مشکل شده باشد، اما نه با چنان سرعتی که بتواند از روند کلی افت محیط کنترلی به سطحی پایینتر از سطح مورد نظر پیشگیری کند، یا در واقع ممکن است روند، واپسروی باشد.
حسابرسی مستمر موجب کشف عدم رعایت کنتــرلهـا در زمـان وقـوع آنهـا مـی‌شـود و بدین‌ترتیب می‌تواند اصلا‌ح کنترلها را پیش از اثرگذاشتن برروی سازمان، فراهم آورد. این امر موجب پیشرفت تدریجی و قابلیت حفظ محیط کنترلی در سطحی نزدیکتر به آنچه مورد انتظار است، می‌گردد.
فواید بالقوه
این دیدگاه، برای صاحبکار حسابرس فایده‌هایی دربردارد که ممکن است موجب درخواست اجرای آن از حسابرس گردد. برخی از این فایده‌ها به شرح زیر است:
برخورد با نارساییها در زمانی نزدیک به زمان وقوع آنها: حسابرس نارساییها را در همان زمان رخداد آنها یا زمانی نزدیک به آن مطرح می‌کند. این امر موجب تسهیل در واکنـش صـاحبکار میشود بی آنکه به بررسی مدارک و سوابقی که مدتی از آنها گذشته است نیازی باشد. بدین ترتیب، اطــلا‌عــات در زمــان منـاسـب در اختیـار صاحبکار قرار می‌گیرد. چنان که پیشتر آمد، در این دیدگاه حسابرس مشکل و ضعف کنترلها را در زمانی مطرح می‌کند که اقدام بموقع نسبت به رفع آنها امکانپذیراست. این امر از لحاظ انطباق با مفاد قانون ساربینز اکسلی (Sarbanes-Oxley) نیز اهمیت دارد، اگرچه این امر در حال حاضر فقط در ارتباط با شرکتهای امریکایی پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار موضوعیت می‌یابد.
نشانی از اشراف بهتر بر اداره امور: اتخاذ و اسـتـفــاده از مـتــدولــوژیـهـای پیشـرفتـه حسابرسی باید یکی از راههای نمایش این موضوع به بازار باشد که مدیریت، چیزی برای پنهان کردن ندارد.
نتایج حسابرسی موجب «شگفتی» نخواهد شد: برای مثال، یک اخطار بموقع حسابرس درباره احتمال ناباب شدن بـرخـی از اقـلا‌م مـوجـودیها این امکـان را بـرای مدیریت فراهم می‌سازد که یا فکری برای فـــــــــروش آن اقلا‌م بکند و یا اینکه در پایان سال به تناسب افت ارزش آنهـا، ذخیره کافی در حسابها منظور نماید. این وضع را با موقعیتی می‌توان مقایسه کرد که در آن حسابرس پس از پایان سال مالی موضوع را کشف کرده باشد و برای تامین ذخیره افت ارزش آنها پافشاری کند که این امر به‌نوبه خود کاهش شدید سود دوره را به دنبال داشته باشد.
درکاربرد این دیدگاه فایده‌هایی نیز برای حسابرسان متصور است تا آنجا که موجبات تمایل آنها به تغییر دیدگاه گذشته را فراهم میآورد. برخی از این فایده‌ها عبارت است از:
قابلیت توزیع حجم کار: دیدگاه فعلی انجام حسابرسی ضمنی و متعاقباً رسیدگی نهایی موجب ایجاد تنگنا در برنامهریزی نیروی انسانی میشود. اگرچه در مورد حسابرسی ضمنی تا حدی قابلیت انعطاف زمانی وجود دارد، اما در مورد حسابرسیهای نهـایی با توجه به ضرورت ارائه بموقع گزارشها، این قابلیت بسیار محدود به نظر می‌رسد. معمولاً تراکم شدید کارها در پایان سال تقویمی ممکن است بر برنامهریزی کار تاثیر شدید گذارد و موجب کمبود نیرو در دوره زمانی چندماهه ابتدای سال تقویمی شـود. این امر به‌نوبه خود ممکن است ساعات زیاد اضافه کاری، عدم استفاده از مرخصی، استفاده از نیروهای موقت و حتی عــدم پــــــذیــــــرش صاحبکار جدید را مــوجـب شـود. اعمـال دیــدگـاه حسـابـرسـی مستمـر می‌تواند نوسانات حجم کار را تا حد زیادی تعدیل کند و موجب توزیع مناسب حجم کار در طول سال گردد.
ارائه بموقع نظرحرفه‌ای حسابرس: در دیدگاه حسابرسی مستمر برخلا‌ف وضع فعلـی که اظهارنظر تنها در پایان سال به صاحبکار منتقل میشود، حسابرس قادر خواهد بود نظر حرفه‌ای خود را با نظم و تناوب بیشتری در طول سال به صاحبکار منتقل کند. بدین ترتیب، سرمایه‌گذاران نیز در مــوقعیتـی قـرار می‌گیـرنـد کـه بـرای تصمیمگیریهای سرمایه‌گذاری از اطلا‌عات بروزتری اسـتـفــاده کـنـنــد. شایــد هم سـرمایه‌گـذاران بتواننـد از اظهـارنظـر حسابرسان به صورت پرداخت برای هر بار مراجعه برخوردار شوند.
ارتقـای سطـح روابط با صاحبکار: حسـابـرسی بموقع، فعال و مفید برای صاحبکار، به جای حسابرسی منفعل و متضمن رودررویی با خود وی، می‌تواند به بهبود روابط حسابرس با صاحبکار بینجامد. تماسهای منظم ناشی از فرصتهای به‌دست آمده در حسابرسی مستمر ممکن است به تقویت روابط با صاحبکار و شناخت هر چه کاملتر فرصتهای ارائه خدمات بیشتر بیانجامد.
کاربرد عملی حسابرسی مستمر
در حسابرسی مستمر لا‌زم است حسابرس بتـواند نظارت مستمری بر سیستمهای صاحبکار اعمال کند. در مورد برخی از صاحبکاران بزرگ ممکن است حضور همـواره حسـابرس در محیط صاحبکار ضرورت یابد. در این صورت حسابرس این فرصت را خواهد یافت که برفرایند تکوین گزارشهای سیستمها نظارت کند و آنها را مورد رسیدگی قرار دهد و هر نوع اطلا‌عاتی را در زمان ضرورت به‌دست آورد. در مورد ســایـر صـاحبکـاران ممکـن اسـت نـوعـی دسترسی به سیستمهای صاحبکار از محل دفترکار حسابرس ضرورت پیدا نماید. استفاده از روشهای حسابرسی کامپیوتری به منظور ارتقای سطح کارایی حسابرسی امری ضــــــروری بــنــظـــــر مـــــی‌رســـــد، چـــــه در غیراین‌صورت ممکن است انجام عملیات، با بهای تمام شده و صرف زمان بیشتری همراه باشد. کلیه گزارشها، رسیدگیها و اطـلا‌عـات استخـراجـی مـورد نیـاز بـرای رسیـدگیهـای حسـابرس باید به صورت خـودکار (توسط سیستم) تهیه شود. در بهترین حالت ممکن، حسابرس باید بتواند اطلا‌عات را با اعمال دیدگاه بررسی «موارد استثنایی» رسیدگی کند. یکی از دیدگاههای بهره‌برداری از تـولیـد خودکار اطلا‌عات، استفاده از ابزارهای تحلیل اطلا‌عات و اطلا‌عاتکاوی برای پردازش اطلا‌عات موجود در پرونده‌های پیاده شده از سیستم مورد نظر است. این امر خود دارای دو عیب عمده است:
استخراج و انتقال اطلا‌عاتی که باید مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد موضوع پیچیده‌ای است. تنوع سیستمهای مورد استفاده توسط صاحبکاران موجب میشود که منابع زیادی بـرای تحصیـل اطـلا‌عـات در یـک قـالب استاندارد ضرورت یابد. علا‌وه براین، موانع دیگری نیز وجود دارد که به‌نوبه خود نیاز به صرف منابع دارد. از جمله این موانع مــی‌تـوان رمـزگـذاری و رمـزی کـردنهـا، دیواره‌های آتش تعبیه شده، انباره‌های اطلا‌عاتی و بالا‌خره تفاوتهای موجود بین قوانین حفاظت از اطلا‌عات در کشورهای مختلف و نظایر آنها را نام برد.
تـجــزیــه وتحلیـل و بررسی اطلا‌عات دریافت شده از سیستمهای صاحبکار ممکن است به حسابرس در رسیدگیهای مربوط به معاملا‌ت کمک کند، اما برای رسیدگی به وضع کنترلها ممکن است ضرورت یابد که کلیه معاملا‌ت، تا جایی مـورد رسیـدگـی قـرار گیرد که اطمینان حاصل گردد در پردازشهای مربوط به آنها، هیچ استثنایی وجود نداشته است. روش دیگر، ثبت و ضبط سوابق سیستمها برروی پــرونــده اســت. در واقـع، در ایـن روش مستندات و یا نارسایی و عدم کارکرد کنترلها مورد بررسی قرار می‌گیرد. این عملیات، به سادگی قابل خودکارسازی نیست و مضافاً پرونده ثبت و ضبط سوابق سیستم ممکن است به وسیله ا‌فرادی که تمایلی به باقی ماندن آثار کارهای خود ندارند، مورد «جرح و اصلا‌ح» قرار گیرد. مشکل دیگر این که ممکن است برخی از صاحبکاران، گاهی این پرونده مورد استفاده حسابرس را از عملیات خود حذف کنند. اصولا‌ً یکی از راه‌حل‌هایی که توسط «واحد پردازش اطلا‌عات» در مواقع کندی عملیات سیستم، پیشنهاد میشود، از کار انداختن پرونده ثبت و ضبط سوابق اطلا‌عات، برای تسریع در عملکرد سیستم است.
گزینـه پیشنهـادی در ایـن مقـالـه، اعمـال هوشیاری و نظارت مستمر در مورد کنترلها است. راه‌حل پیشنهادی به استفاده از سیستمهای حسابرسی تعبیه شده در سیستم صاحبکار بسیار شباهت دارد؛ یعنی نظارت بر اطلا‌عات در همان مبداء و منبع ایجـاد آن و تجزیه و تحلیل و رسیدگی اطلا‌عاتی که بعداً خروجی سیستم را تشکیل می‌دهد. ویژگیهای بارز روش پیشنهادی به شرح زیر است:
در ایــن روش ابــزارهــای نظـارتـی بـرپایگاههای اطلا‌عاتی مرتبط با سیستمهای کاربردی متمرکز میشود (نه برروی خود سیستمهای کاربردی) و این تمرکز تغییرات پایگاههای اطلا‌عاتی و کنترلها را نیز شامل می‌گردد.
عملیات از طریق ارتباط بین کامپیوتر مرکزی حسابرس با سیستم شبکه صاحبکار صورت می‌گیرد.
کامپیوتر مرکزی متعلق به حسابرس و در کنترل اوست و هیچ نوع نرم‌افزاری برروی سیستم صاحبکار استقرار نمی‌یابد.
عملیات اینگونه ابزارها در عین استقلا‌ل از محیط اجرایی نرم‌افزار عمومی صاحبکارها، برکلیه پایگاههای اطلا‌عاتی نظارت می‌کند، بدین ترتیب قادر خواهد بود در محیطهــایــی کــه درآنهـا سیستمهـای گوناگون برنامهریزی منابع بنگاه (ERP) استفاده میشود، نیز عمل کند ونیازی به همگن و یکسان بودن سیستمهای مورد رسیدگی وجود ندارد.
محـل استقـرار اصلـی اطلا‌عات روی سیستم های صاحبکاراست و تنها اطلا‌عات از پیش تعریف شده توسط حسابرس، پــس از اسـتـخــراج ازطــریــق پسـت الکترونیک به سیستم حسابرس گزارش میشود. اطلا‌عات مورد نظر حسابرسی ممکن است از مواردی چون استثناها، نمونه‌های ازپیش تعریف شده، تغییرات سیستم و نارساییهای کنترلها تشکیل شود.
مطالب مورد نظر از محیط صاحبکار و با استفاده از نسخه‌برداری از سیستم صاحبکار از طریق پست الکترونیک بدست حسابرس می‌رسد و بدین ترتیب میشود آن را به سرعت مورد رسیدگی قرار داد و مشکلا‌ت را در کوتاهترین زمان ممکن برطرف کرد. این امر به نوبه خود حسابرس را قادر مـی‌سـازد کـه با پیگیری موارد استثنایی رسیدگی شده برروی سیستم صاحبکار، خود را قانع کند که با موضوعات مورد رسیدگی برخورد مناسب صورت گرفته و مستندات کافی در مورد کارایی کنترلها به‌دست آمده است.
در این روش دو شیوه می‌توان به کاربرد، هم می‌توان با برنامهریزی قبلی گزارشی از رویدادهای قابل رسیدگی را به موازات تغییرات پدید آمده در پایگاه اطلا‌عات سیستم صاحبکار در اختیار داشت و هم ممکن است گزارشهای از پیش تعریف شده ادواری از سیستــم دریـافـت کـرد (مثـلا‌ً اطـلا‌عـات لا‌زم برای شاخصهای مهم عملیاتی).
موضوعات مورد رسیدگی را می‌توان از طریق پستالکترونیکی یا تماسهای تلفنی، بـه تناسب پیگیری کرد. در این روش، اطلا‌عات صاحبکار و گزارشهای ایجاد شده نسخه‌برداری شده است و فرصت لا‌زم بـرای انجام هر نوع رسیدگی نیز فراهم میشود. در صورتی که حسابرس صلا‌ح بـداند می‌تواند با تامل و گذشت زمان مناسب، بدون اعمال رسیدگیهای گسترده، توجیه منـاسـب و مستنـدات لا‌زم در ارتباط با موضوع مورد رسیدگی را از صاحبکار دریافت کند. این کار جنبه دیگری در ارتباط با کارایی محیط کنترلی صاحبکار نیز دارد، زیرا در صورتی که صاحبکار بتواند به سرعت پاسخگو باشد، موضوع را می‌توان به عنوان قرینه‌ای برکارایی محیط کنترلی و قدرت رفع اشکالا‌ت تلقی کرد.
نکاتی که از این تجربه باید آموخت
نکات قابل ملا‌حظه این دیدگاه تجربی با صاحبکاران، در حسابرسیهای قانونی و حسابرسیهای داخلی، طی مدت یک‌سال کار برد آن به شرح زیر است.
کل فرایند حسابرسی را نمی‌توان به صورت خودکار انجام داد
هنوز در مورد برخی از آزمونها، اعمال روشهای سنتی و دستی از کارایی بیشتری برخوردار است؛ در برخی از موارد انجام دستی امور تنها روش انجام کار می‌باشد. هنوز مواردی وجود دارد که برای ایجاد شواهد عینی، حضور فیزیکی حسابرس در آنها ضروری است. از جمله اینگونه موارد می‌توان نظارت بر انبارگردانی و مشاهده کارایی عملی کنترلها را نام برد. همچنین رویکرد خودکارسازی کلیه امور ممکن اسـت مـوضوع چندان درخور پذیرشی نباشد، زیرا، این کار حسابرسی را بیشتر به یک کالا شباهت می‌دهد که نتیجه آن، کاهش بیشتر حق‌الزحمه است.
حضور عینی حسابرس همچنان مورد نیاز است و جایگزینی ندارد
تخصص و مهارت حسابرس هنوز برای موارد برنامهریزی حسابرسی، تحلیل و براورد نظر حسابرس، تعیین آزمونهای قابل انجام و بهترین روشهای انجام آنها، ضرورت دارد. از اینگونه موارد باز هم می‌توان مورد گزارشهای ایجاد شده در فرایند حسابرسی مستمر را نام برد. بررسی و تحلیل این گزارشها به اشراف بر جزئیات امور بازرگانی صاحبکار برای تفسیر و تصمیمگیری درباره اقدامات لا‌زم نیاز دارد.این مهارتها به ویژه در مورد بررسی شاخصهای عمده عملیاتی و تحلیل آنها قابل انکار نیست. این احتمال وجــود دارد کـه در تـرکیـب گـروههـای حسابرسی تغییراتی به وجود آید، بدین ترتیب که نقش همکاران با سابقه و تجربه بیشتر در گروه افزایش یابد و نیاز به سیاهی لشگری که کارش فقط تیک زدن است، کمتر شود.
لا‌زمه حسابرسی مستمر، ارزیابی مستمر خطر حسابرسی و برنامهریزی آن است
تغییرات محیطی صاحبکار باید با توجه به اطلا‌عات حاصل از گزارشهای نظارتی حسابرس و سایر اطلا‌عات برون‌سازمانی به‌دست آمده، مورد ارزیابی مجدد قرار گیرد. نارساییهای مشاهده شده در کنترلها در صورتی که در راستای برطرف کردن آنها اقدامی صورت نگیرد موجبات بررسی وجــود کـنـتــرلهـای جبـرانـی یـا گستـرش آزمونهای اثباتی(محتوای) حسابرس را فراهم میآورد. برعکس در صورتی که گزارشهای ناشی از رسیدگیهای حسابرس، موید بهبود محیط کنترلی باشد، منجربه آزمـون کنتـرلهـای جـدید و کاهش سایر اقـدامات حسابرس خواهد شد. در این شیوه، زمانبندی کار نیز ممکن است تحت تاثیر قرار گیرد، بدین معنی که برنامهریزی حسابرسی سال مالی بعد را می‌توان پیش از پایان عملیات حسابرسی سال مورد رسیدگی، انجام داد.
مشهودتر شدن آثار حسابرسی
ارسال نسخه‌های متعدد از گزارش کارهای انجام یافته حسابرسی موجب شناخت بیشتر صاحبکار از تلا‌شهای حسابرس و نتایج کار او میشود. گاه صاحبکار نمی‌تواند ارزش واقعی کار حسابرس را دریابد. این امر تعجبی هم ندارد، زیرا در بسیاری از موارد، تنها چیزی که دست صاحبکار را می‌گیرد، یک گزارش یک صفحه‌ای به نام «گـزارش حسابرس» است که در برخی مـوارد، کار ماشین کردن آن نیز توسط کارکنان خود صاحبکار انجام شده است. گزارشهای حاصل از حسابرسی مستمر یاداوری می‌کند که کاری در جریان است، اگرچه صاحبکار در محیط کار خود سیاهی لشگر حسابرسان را نمی‌بیند که مشغول بررسی مستندات هستند.
استفاده از شاخصهای عمده عملیات چندان همه‌گیر نیست
در بسیاری از شرکتها هنوز هم مدیران شرکت می‌توانند به همان صورتهای مالی سنتــی یـعـنــی تــرازنــامـه و سـودوزیـان و یــادداشـتـهـای تـوضیحـی آن اکتفـا کننـد. شاخصهای عمده عملیاتی اغلب نه تعیین می‌شوند و نه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در صورتی هم که چنین کاری انجام شود، تعداد زیادی از این شاخصها تنها محاسبه و گزارش میشود. استفاده از دیــدگــاه نـظــارتــی مـبـتـنــی بـر استفـاده از شاخصهای عمده عملیاتی به ارتباط نزدیکتر با صاحبکار در راستای شناخت بیشتر این معیارها و نحوه استفاده موثر از آنها، منجر میشود.
صاحبکار باید سیستمهای قابل اعتماد داشته باشد
محیط کنترلی صاحبکار باید به اندازه کافی قابل اعتماد باشد تا از دیدگاه حسابرسی، حسابرسی مبتنی بر کنترلها قابل اجرا شود. آزمونهای اثباتی (محتوا) ممکن است با استفاده از دیدگاه حسابرسی مستمر انجام شود، اما در این صورت از ظرفیت کامل این شیوه حسابرسی بهره‌برداری نشده است. سیستمهای صاحبکار باید علا‌وه بر قابلیت اعتماد از مستندسازی کافی نیز برخوردار باشد. طراحی آزمونهای لا‌زم در محیط اینگونه سیستمها، در صورتی که کارهای پردازشی صاحبکار از طریق پیمانکاران برون سازمانی انجام گیرد و در درون شرکت، اطلا‌عات یا مستندات کافی وجود نداشته باشد، به نحو بارزی بر دشواری کار خواهد افزود.
دانستن زبانهای خارجی بسیار مفید است
اگر حسابرس با زبانهای خارجی آشنایی داشته باشد، بسیار ارزشمند است. اغلب عناوین جدولهای پایگاههای اطلا‌عاتی و اسامی فیلدها در نرم‌افزار از پیش آماده شده فـرانگـو (Frango) که یک نرم‌افزار تهیه اطلا‌عات تلفیقی است، به زبان سوئدی است. اطلا‌عات مشابه در نرم‌افزار سپ (SAP) به زبان آلمانی است و برای آنکه پیچیدگی موضوع بیشتر آشکار شود باید تصریح شود که به زبان آلمانی و به شکل مختصر شده کلمات آلمانی است. بدین ترتیب دربرخورد با اینگونه موارد است که حسابرس در می‌یابد ای کاش در تمام دوران تحصیل به دروس زبان توجه بیشتری نشان می‌داد.
ارتباط با قانون ساربینز- اکسلی
قانون ساربینز اکسلی که در سال 2002 به تصویب کنگره امریکا رسید و از این پس در این متن از آن با نام ساکس(SOX) یا «قانون» یادخواهد شد، پاسخی بود برای رسواییهای بزرگی که در سالهای 2001 و 2002 در امریکا روی داد و موجب گردید تا اعتماد عمومی از بنگاههای بزرگ سلب گردد (انرون، ورلدکام و غیره.) در بخش404 این قانون، مدیران شرکتهای پذیرفته شده در بورسهای امریکا موظف شده‌اند تایید نمایند که از یک سیستم موثر کنترلی محیط سیستم گزارشگری مالی برخوردار هستند. این امر به اندازه کافی منطقی به نظر می‌رسد و در قوانین انگلستان نیز سوابقی از این نحوه عمل وجود دارد که از جمله آنها می‌توان سوابق موجود در قانون ترن بول (Turnbull) را نام برد. اما قانون ساکس یا حداقل در تفسیری که از آن توسط کمیسیون بورس اوراق بهادارامریکا (SEC) به عمل آمده است، پا را از این هم فراتر گذاشته است. موید این موضوع آن است که می‌گوید:
1- لا‌زم است که کنترلها، مدون و مستند بوده و در راستای حصول اطمینان از کارایی آنها مورد آزمون قرار گرفته باشند.
2- مدیران لا‌زم است که نتیجه‌گیریهای خود در مورد کارایی سیستم را گزارش نمایند.
3- حــســــابـــرســـان مـسـتـقـــل لا‌زم اســـت دیـدگـاههای کنترلی مدیریت را بررسی، کنتـرلهـا را آزمون، و نظر حرفه‌ای خود را در ارتباط با کارایی کنترلها ارائه کنند.
4- گزارش ارزیابی کنترلهای داخلی برای بررسی آن باید در اختیار کمیسیون اوراق بهادار قرار گیرد.
این قانون تا آنجا پیش می‌رود که مسئولا‌ن را قادر می‌سازد تا از افراد و شرکتها، رعایت عملی آن را خواستار شوند. ارائه عمومی اطلا‌عات نادرست می‌تواند جرایم نقدی سنگین و حتی مجازات زندان را به دنبال داشته باشد. نیازی به تصریح ندارد که این امـر مـی‌تـواند تنشهایی را در محیطهای شرکتها به دنبال داشته باشد، به ویژه در محیط شرکتهای خارجی که در بازارهای سرمایه امریکایی فعالیت دارند. زیرا، بسیاری از شرکتها معتقدند که سیستمهای کنترلی کافی در محیط آنها استقرار یافته، اما تعداد بالنسبه کمتری از آنها دارای مستندسازی کافی میباشند و باز هم به مراتب تعداد کمتری وجود دارد که در آنها کنترلها مورد آزمون قرار گرفته و مستندات آزمونها در آنها نگاهداری شده باشد. علا‌وه بر جرائم قابل اعمال توسط کمیسیون اوراق بهادار، مخاطرات مربوط به آثار ناشی از انتشار اخبار مربوط به اینگونه موارد نیز در بین است. انتشار اطلا‌عاتی در ارتباط با اینکه سیستم کنترلی شرکتی از کفایت لا‌زم برخوردار نیست، می‌تواند از دیدگاه قیمت سهام و اعتماد طرفهای تجاری فاجعه‌آمیز تلقی گردد.
حسابرسی مستمر می‌تواند از دیدگاه آزمون کنترلها در ارتباط با مفاد قانون «ساکس» کمک بزرگی به شمار آید. در شرکتهایی که بـه این مرحله رسیده‌اند، می‌تواند این احساس به خوبی دریافت شود که تامل اینکه کنترلی در سه ماهه چهارم یک سال مالی مورد آزمون قرار گیرد و تازه در آنها مشخص گردد که از ابتدای سال تا آن موقع این کنترل از کارایی کافی برخوردار نبوده، می‌توانسته است مشکلا‌ت اساسی را به دنبال داشته باشد. براساس مفاد قانون ساکس، همچنین لا‌زم است در پایان سال نیز کارایی کنترلها مورد تایید قرار گیرد. این امر دو پرسش را مطرح می‌نماید. اول اینکه، اگر قرار است کنترل کارامد ارزیابی شود، آخرین باری که باید مورد آزمون قرار گیرد، از نظر زمانی در چه فاصله‌ای قبل از پایان سال باید باشد؟ به عبارت دیگر، فاصله ایمن بین زمان آزمون و پایان سال چقدر می‌تواند باشد که در آن فاصله حسابرس بتواند اطمینان یابد که در فاصله بین انجام آزمون و پایان سال مالی فرصتی برای فروریختن کنتـرل بـه وجـود نیـامـده است؟ دوم، در صورت عدم کارایی کنترل، آیا هنوز در همان دوره مالی فرصت کافی برای ترمیم کنترل فاقد کارایی وجود خواهد داشت؟
واضح است که حسابرسی مستمر از نظر توزیع حجم کار در سراسر طول سال و انجام آن به صورت مجموعه‌های کوچکتری از آزمونها، در راستای حصول اطمینان از کارایی کنترلها و استمرار کارایی آنها در طول سال مالی، دیدگاه جذابی به نظر می‌رسد. بدین‌ترتیب فاصله زمانی بین آخرین آزمونها و پایان دوره مورد رسیدگی می‌تواند کاملا‌ً کوچک شود، یا حتی به حد صفر برسد. توزیع و گسترش حجم کار به سراسر دوره می‌تواند این تداعی را به وجود آورد که در مجموع بر حجم کلی کار افزوده گردیده است. از اینجا است که اهمیت استفاده از تکنولوژیهای پیشرفته و استفاده از روشهای ماشینی و خودکار برای انجام آزمونها در این دیدگاه بارز به نظر می‌رسد.
در مورد شرکتهای فاقد یک ساختار منسجم خود ارزیابی و یا فاقد منابع کافی برای انجام آن، این روش می‌تواند تنها روش قابل اعمال برای تحمل حجم کار باشد. استفاده از یک سیستم هشداردهنده، می‌تواند پاسخی به اینگونه مشکلا‌ت به شمار رود. به عبارت دیگر، به جای اعلا‌م مکرر اینکه کنترل کار خود را انجام می‌دهد، گاهی میشود دیدگاه هشداردهنده اتخاذ شده و زمان توقف تاثیر کنترل را، اعلا‌م داشت. در صورتی هم که کنترل تاثیر و کارایی خود را از دست نداده باشد، حسابرس نیازی به انجام عمل دیگری نخواهد داشت. حسابرسی مستمر از دیدگاه کشف کنترلهای خنثی شده، یا کنترلهایی که بعداً خنثی خواهند شد، در اولین فرصتهای ممکن و شروع به ترمیم اینگونه کنترلها، می‌تواند جذابیت داشته باشد. اعلا‌ن این که کنترلهای آنها از کفایت کافی برخوردار نیست و صدور گزارش بدون شرط برای آنها امکانپذیر نیست به صاحبکار در آخرین ماههای سال احتمال کمی دارد که مورد استقبال صاحبکار واقع شود.